Informes contables y financieros (1 - Introducción)

Informes contables y financieros (1 - Introducción)

Informes contables y financieros
Stephen J. Gauthier

El presente artículo es una traducción del capítulo 11 de la obra Local Government Finance, editada por John Petersen and Dennis Strachota. Ha sido incluido en esta edición de la Revista Internacional de Presupuesto Público con la autorización de la Government Finance Officers Association de los Estaados Unidos y Canadá.

 

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1. Introducción

Los informes contables y financieros juegan un papel vital en todos los aspectos de las finanzas gubernamentales en el ámbito local. De hecho, no sería exagerado decir que estas dos actividades forman la infraestructura informativa de las finanzas públicas. Como tales, son interesantes no sólo para los contadores y auditores sino para cualquiera responsable de la toma de decisiones financieras en el sector público.

Por supuesto, existen muchas similitudes entre los informes contables y los financieros en los sectores públicos y privados. Sin duda, las normas gubernamentales de información financiera han incorporado muchas características de las prácticas del sector privado. No obstante, los informes contables y financieros del gobierno siguen siendo únicos en muchos aspectos importantes. Por lo tanto, los recién llegados al gobierno local, incluyendo los contadores y auditores nuevos para el sector público, no pueden basarse exclusivamente en la experiencia del sector privado, sino que deben realizar un esfuerzo especial para familiarizarse con las prácticas y normas especializadas que rigen la presentación de informes contables y financieros en el sector público.

Este capítulo está diseñado con el propósito de brindar a los funcionarios de las finanzas públicas un amplio panorama sobre la presentación de informes contables y financieros para los gobiernos locales. A lo largo de todo este capítulo se ha puesto especial énfasis en prácticas que son exclusivas del gobierno.1

Informes contables
El término contable se utiliza habitualmente para describir la recopilación y procesamiento de datos financieros. Tales datos son requeridos por la administración y otros para un control y toma de decisiones efectivos. Para recopilar y procesar datos financieros, los gobiernos usan una mezcla compleja de personal, equipos, procedimientos y documentación denominada comúnmente "sistema contable" del gobierno. A su vez, este sistema contable es uno de los tres elementos que forman una estructura de control interno del gobierno, siendo los otros dos elementos el entorno de control y los procedimientos de control.2 Los objetivos de una estructura de control interno efectiva incluyen:

Brindar la información que la administración necesita para la toma de decisiones;
Reunir la información necesaria para la presentación externa de informes financieros;
Proteger los activos de su robo o mal uso;
Brindar la información necesaria para demostrar el cumplimiento de los requisitos legales.

Entorno de control
El primero de los tres elementos de la estructura de control interno del gobierno es el entorno de control. Algunos factores que pueden incrementar o disminuir el entorno de control de un gobierno son fácilmente aparentes (por ejemplo, la presencia o ausencia de una comisión de auditoria o función de auditoría interna efectiva). Otros factores son más subjetivos. Por ejemplo, la actitud de la administración hacia la estructura de control interno puede fijar el tono para los empleados que no pertenecen a la administración. Si ésta otorga importancia al mantenimiento de una sólida estructura de control interno, es probable que los empleados que no pertenecen a la administración tengan cuidado en observar los procedimientos de control establecidos; de no ser así, estos procedimientos pueden ser desechados simplemente como "burocracia". Si bien no puede esperarse que un buen entorno de control por sí sólo compense las debilidades en otros elementos de estructura de control interno, su ausencia puede tornar ineficaces incluso los sistemas y procedimientos mejor diseñados.

Sistema contable
El segundo elemento de la estructura de control interno del gobierno es la combinación de personal, equipos, procedimientos y documentación conocida como el sistema contable. Específicamente, un sistema contable sólido debe asegurar que para cada período todas las operaciones y eventos financieramente importantes sean adecuadamente identificados, medidos, registrados e informados. En general, los sistemas contables están estructurados alrededor de un número de "ciclos de operaciones", tales como tesorería/financiamiento, ingresos/entradas, compras/egresos, e informes financieros externos. Estos ciclos de operaciones comprenden a su vez una variedad de aplicaciones contables tales como:

Facturaciones
Créditos
Entradas de Caja
Compras e ingresos
Acreedores varios
Egresos de caja
Remuneraciones
Control de inventario
Bienes de Uso
Libro Mayor3

En muchos aspectos, los ciclos de operaciones y las aplicaciones contables utilizados por los gobiernos locales son bastante similares a los utilizados por las empresas comerciales, pero existen importantes diferencias.

Como ya mencionáramos, uno de los objetivos de una estructura de control interno en el sector público es asegurar y demostrar el cumplimiento de los requisitos legales. El más importante de tales requisitos legales para los gobiernos locales es el presupuesto anual (o bianual) asignado. Por lo tanto, para asegurar el cumplimiento del presupuesto asignado, los gobiernos locales, a diferencia de la mayoría de las empresas comerciales, integran cuentas presupuestarias especializadas en su sistema contable. Por ejemplo, es típico que los gobiernos registren ASIGNACIONES,4 INGRESOS ESTIMADOS y GRAVÁMENES5 como cuentas presupuestarias y comparen los saldos en estas cuentas contra los montos en las cuentas relacionadas para controlar el cumplimiento y el desempeño presupuestario.

Para facilitar tales comparaciones, las cuentas presupuestarias son registradas normalmente como un reflejo de las cuentas contra las cuales serán comparadas (por ejemplo, las cuentas presupuestarias con débitos son utilizadas para equiparar cuentas con créditos). Por ejemplo, si un gobierno asignó $500.000 a una actividad dada, registraría un "crédito" de $500.000 a ASIGNACIONES.6 Las cuentas del gobierno serían entonces estructuradas de manera que ASIGNACIONES fuera comparada continuamente con gastos y GRAVÁMENES (ambas cuentas del "débito") para determinar el saldo restante no comprometido de la asignación:

ASIGNACIONES Gastos GRAVÁMENES Saldo Restante
($500.000)7 $350.000 $75.000 ($75.000)

De igual modo, INGRESOS ESTIMADOS sería comparado a ingresos. Otros montos presupuestados (por ejemplo, OTRAS FUENTES DE FINANCIAMIENTO ESTIMADAS) serían manejados del mismo modo. Habiendo servido a su propósito, las cuentas presupuestarias serían eliminadas de los libros al final de período presupuestario; no serían informadas en los estados contables.

Alguna forma de integración presupuestaria es esencial para por lo menos algunas actividades del gobierno local.8 Sin embargo, la medida en que se emplee la integración presupuestaria formal dependerá de la complejidad y de las circunstancias específicas de los gobiernos locales individuales.

Los sistemas contables del gobierno también difieren de sistemas similares encontrados en el sector comercial en que ha menudo deben ser diseñados específicamente para controlar el cumplimiento de ciertos requisitos de otorgamiento. Por lo tanto, los sistemas contables del gobierno local recopilan a menudo datos relacionados con el otorgamiento que incluyen la elegibilidad del receptor, requisitos de contrapartida o de nivel de esfuerzo, informes sobre el otorgante especializado, asignación de costos, y el control de los subreceptores.

Procedimientos de control
El tercer y último elemento de una estructura de control interno del gobierno está compuesto por los procedimientos de control establecidos por el gobierno para asegurar:

Adecuada autorización de las operaciones;
Segregación de funciones incompatibles;
Mantenimiento de registros y documentación de apoyo apropiados;
Acceso controlado a activos y registros;
Verificaciones independientes periódicas sobre el desempeño.

A los efectos conceptuales, es posible separar el sistema contable, conforme se describe más arriba, de estos procedimientos de control. Sin embargo, en la práctica los procedimientos de control son normalmente parte integrante de un único sistema que identifica, mide, clasifica, registra e informa datos financieros (por ejemplo, el sistema contable). Por lo tanto, el término "sistema contable" se utiliza a menudo en un sentido no técnico para referirse al sistema contable y a los procedimientos de control recién descriptos.

Al examinar los diversos tipos de procedimientos de control deberá ponerse especial énfasis en la segregación de funciones incompatibles. Las funciones de los empleados deberán dividirse de tal modo que un empleado actuando solo no pueda cometer y ocultar una irregularidad. En consecuencia, los empleados que registran operaciones (es decir, el departamento contable) no deberán ser responsables también de autorizar operaciones o mantener la custodia de activos. Por lo tanto, actividades tales como autorizar cambios de sueldos y recibir envíos son manejadas mejor por personal no contable.

Cuando la estructura de control interno de un gobierno, incluyendo los tres elementos recién descriptos, está funcionando correctamente, la administración deberá estar en condiciones de obtener la información financiera que necesita para hacer frente a sus responsabilidades, incluyendo presentación de informes financieros a terceros.

Informes financieros internos y externos
Siempre que la estructura de control interno de un gobierno se encuentre correctamente diseñada y funcionando adecuadamente, la administración debería estar en condiciones de obtener la información que necesita en cualquier formato que considere apropiado. En consecuencia, los informes financieros internos reflejan las necesidades y preferencias de información de la administración, y brindan a menudo información sobre la base contable presupuestaria del gobierno, que puede o no diferir de la base contable presupuestaria utilizada por gobiernos similares. Sin embargo, otros, con un interés vital en las finanzas del gobierno no gozan, en general, de tal acceso directo a la información financiera. Grupos tales como ciudadanos, entes legislativos y de supervisión, e inversores y acreedores deben confiar en un informe financiero externo para hacer frente a sus necesidades de información financiera.

Si bien todos estos usuarios de informes financieros externos comparten un interés común por las finanzas de los gobiernos locales, la concentración de su interés puede variar. Probablemente, no sea práctico diseñar un solo informe financiero que satisfaga completamente a todos los usuarios potenciales. No obstante, ha sido posible, tanto en los sectores públicos como privados, establecer criterios para la preparación de un solo informe destinado a hacer frente a las necesidades informativas básicas de una variedad de usuarios potenciales. Estos criterios han llegado a ser conocidos como "principios contables generalmente aceptados" (PCGA).


1 Para un comentario más detallado de estos tópicos, se aconseja a los lectores consultar Informes Contables, de Auditoría y Financieros del Gobierno (GAAFR) (Chicago: Asociación de Funcionarios de Finanzas del Gobierno, 1988).
2 Véase Declaración de Normas de Auditoría (SAS) No. 55 del Instituto Americano de Contadores Públicos (AICPA), Consideración de la Estructura de Control Interno en la Auditoría de un Estado Contable (Nueva York: AICPA, Abril de 1988).
3 Estos ejemplos de ciclos de operaciones y aplicaciones contables son tomadas de Normas de Auditoría del Gobierno (Washington: Oficina General Contable, 1988), páginas 5-8 y 5-9.
4 Este artículo usa TODAS MAYÚSCULAS para distinguir cuentas presupuestarias de otras cuentas utilizadas en un sistema contable.
5 Los gravámenes son compromisos de la autoridad de gasto presupuestario en contratos no cumplidos (es decir, ejecutivos). Por ejemplo, si un gobierno hubiera ordenado $3.000 en suministros pero no hubiera recibido los suministros todavía, ha comprometido $3.000 de sus recursos presupuestarios pero todavía no ha incurrido en una obligación o desembolso.
6 La diferencia neta entre débitos y créditos en las cuentas presupuestarias está registrada como SALDO PRESUPUESTARIO DEL FONDO.
7 Los "Créditos" se indican mediante el uso de paréntesis.
8 Véanse las Normas de Informes Financieros y Contables del Gobierno (Norwalk, CT: Junta Gubernamental de Normas Contables, 1990), Sección 1700.118-.119.

 

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